# NextCloud

# Best Practices für Nextcloud-Ordnerstruktur in Unternehmen

## 🎯 Ziel: Einfach, logisch, rechtebasiert, teamfähig

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## 🧩 1. Oberste Ebene: Gruppenordner nach Abteilungen / Bereichen

Verwende **Nextcloud-Gruppenordner** für klar abgegrenzte Teams oder Unternehmensbereiche:

Beispiele:

📁 IT  
📁 Vertrieb  
📁 Einkauf  
📁 Buchhaltung  
📁 Disposition  
📁 Geschäftsleitung  
📁 Personal  
📁 Projekte  
📁 QM  
📁 Marketing


- Jeder Ordner = ein „Arbeitsbereich“ mit eigener Nextcloud-Gruppe
- Zugriff nur für berechtigte Gruppen
- Optional: **Freigabe-Unterordner** für bereichsübergreifende Daten

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## 📁 2. Unterordnerstruktur innerhalb jedes Gruppenordners

### a) Empfehlung: 1. Ebene = Themen, nicht Personen oder Jahre

Vermeide Ordner wie `2023`, `Max Mustermann` oder `Alt`, stattdessen:

**Beispiel – Vertrieb:**

📁 Angebote  
📁 Kunden  
📁 Vertragsunterlagen  
📁 Vorlagen  
📁 Messen & Events  
📁 Tools & Schulungen


> **Faustregel:** Thematisch, nicht chronologisch oder personenbezogen.

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### b) Tiefergehende Unterstruktur bei Bedarf

📁 Kunden  
└── 📁 Kunde_A  
└── 📁 Angebote  
└── 📁 Verträge  
└── 📁 Kunde_B  


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## ❌ Nicht empfehlenswerte Strukturen

| Struktur | Warum vermeiden? |
|----------|------------------|
| 📁 Alt, 📁 Neu, 📁 Aktuell | Subjektiv, wird nicht konsistent gepflegt |
| 📁 Benutzer | Führt zu Datensilos |
| 📁 Nach Jahr | Schwer durchsuchbar, wird selten aktualisiert |
| 📁 Sonstiges | Chaos-Sammelstelle, schlecht auffindbar |

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## ✅ Nutzungsleitfaden für Teamordner

### 📘 Grundregeln

1. **Ordnerstruktur einhalten**  
   Keine willkürlichen Ordner anlegen, innerhalb des vorgegebenen Rasters arbeiten.

2. **Dateien sinnvoll benennen**  
   Beispiel: `Angebot_KundeXY_2025-07-01.pdf` statt `Scan123.pdf`

3. **Keine privaten Ablagen in Teamordnern**  
   Persönliche Dateien → in den Benutzerordner.

4. **Vorlagen nutzen**  
   Einheitliche Dokumentvorlagen verwenden (z. B. `Rechnung.dotx`).

5. **Alte Dateien archivieren, nicht löschen**  
   z. B. in einem `Archiv`-Unterordner

6. **Freigaben bewusst setzen**  
   Öffentliche Links nur mit Passwort und Ablaufdatum

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## 🛠️ Ergänzende Strukturen

- `README.md`-Dateien zur Ordnerbeschreibung
- Einheitliche **Namenskonventionen** für Ordner und Dateien
- Nutzung von **Tags**, Kommentaren und Favoriten
- Nutzung von **Deck (Kanban)** für projektbezogene Zusammenarbeit

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## 💡 Migration: Mitarbeitende aktiv einbeziehen

1. Gruppenordner + Struktur vorgeben  
2. Nutzer übertragen aktiv die genutzten Daten  
3. Altbestand bleibt lesbar am Fileserver  
4. Nach Frist → Aufräumen / Löschen  
5. Ergebnis: Nur relevante, gut strukturierte Daten in Nextcloud

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## 🔐 Was bleibt lokal auf dem Fileserver?

Empfehlung: Für große oder technische Daten, z. B.:

- ISO-/Installationsmedien  
- Backups  
- Software-Depots  
- Tools und Images

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## ✅ Zusammenfassung

| Bereich | Empfehlung |
|--------|------------|
| Ordnerstruktur | Thematisch, logisch, rechtebasiert |
| Gruppenordner | Pro Abteilung / Funktionseinheit |
| Benutzerführung | Einheitliche Regeln + Eigenverantwortung |
| Migration | Aktiv durch Nutzer mit klaren Vorgaben |
| Altbestand | Nur Relevantes übernehmen |
| Technikdaten | Lokal behalten, Nextcloud = Teamarbeit & Tagesgeschäft |