IT

Informationen aus der IT-Abteilung

Vorsicht vor Email Phishing!

So schützt Du Dich vor betrügerischen E-Mails und anderen Gefahren im digitalen Arbeitsalltag

Ein Merkblatt für alle Mitarbeitenden der Bolz Entsorgung GmbH

📧 Was ist eigentlich Phishing?

Phishing ist ein Trickbetrug – Kriminelle versuchen, Dich mit gefälschten E-Mails, Links oder Anhängen dazu zu bringen, vertrauliche Daten preiszugeben oder auf schädliche Inhalte zu klicken.

Ziele sind oft:

🧐 Wie erkennst Du eine Phishing-Mail?

Einfache Checkliste

🔍 1. Wer ist der Absender?

📝 2. Was steht im Betreff und Text?

🔗 3. Wohin führen Links?

📎 4. Was für Anhänge sind dabei?

Öffne keine Anhänge, wenn:

📌 Praxisbeispiele

👎 Beispiel 1 – Gefälschte IT-Wartung

👎 Beispiel 2 – Paketbetrug

👎 Beispiel 3 – Chef-Mail mit ungewöhnlicher Bitte

„Hallo, kannst Du mir schnell Amazon-Gutscheine besorgen? Ich brauche sie dringend für eine Besprechung.“

✅ Richtiges Verhalten: Immer persönlich oder telefonisch rückfragen, nicht antworten!

✅ Was kannst Du tun, um sicher zu bleiben?

🧯 Deine Sicherheits-Checkliste für jeden Tag

💡 Merksatz

👉 Wenn Du unsicher bist:
Nicht klicken, nicht antworten – weiterleiten, dann löschen!

Du bist ein wichtiger Teil der IT-Sicherheit bei Bolz Entsorgung! 💪

Passbolt Passwort Manager

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Mattermost

Anleitung für Mattermost

Herzlich willkommen bei Mattermost, unserem neuen Kommunikationstool!

Damit wir alle effizient und übersichtlich miteinander arbeiten können, ist es wichtig, dass Nachrichten, Aufgaben und Gespräche gut sortiert sind. In dieser Anleitung erfährst du:

🧱 1. Was sind Kanäle?

Kanäle sind Gesprächsräume für bestimmte Themen, Abteilungen oder Projekte.

Beispiele:

Wichtig:

➕ 2. Wie erstelle ich einen Kanal?

  1. Klicke unter den Kanälen auf das „+ Kanäle hinzufügen“ Symbol  grafik.png

  2. Wähle „+ Neuen Kanal erstellen“

  3. Gib einen Namen ein (siehe unten „Namensregeln“)

  4. Wähle:

    • 🌐 Öffentlich → sichtbar für alle, jeder kann beitreten

    • 🔒 Privat → nur für bestimmte Personen die manuell eingeladen wurden

📌 Beispiel: Ein Kanal für das Projekt „Digitalisierung Einkauf“ könnte heißen: Projekt - Einkauf digital

🗂️ 3. Was sind Kategorien?

Kategorien helfen dir, deine Kanäle in der Seitenleiste zu sortieren – ähnlich wie Ordner.

Beispiel für Kategorien:

Kategorien können als ganzes als gelesen markiert oder stummgeschaltet werden.

➕ Kategorie erstellen:

  1. Klick auf die drei Punkte neben einem Kanal

  2. Wähle „Bewegen nach...“

  3. Erstelle eine neue Kategorie oder wähle eine bestehende

    grafik.png

🔍 So findest du deine Themen schneller wieder!

💬 4. Richtig antworten: Verwende Threads

Wenn du auf eine Nachricht antwortest, klicke immer auf „Antworten“ statt eine neue Nachricht zu schreiben.

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Warum?

📌 Beispiel:

📣 Peter postet: „Wie ist der Status bei der heutigen Tour?“
✅ Du klickst auf Antworten und schreibst dort: „Tour 3 ist abgeschlossen.“

📝 5. Namensregeln für Kanäle

Damit alles übersichtlich bleibt, nutzen wir einheitliche Namen für Kanäle.

🔠 Namensschema:
Bereich Beispiel
Abteilungen IT, Einkauf, Vertrieb, 
Projekte

Projekt - Neubau
Aufgaben/Themen Wartung EMOS, Neukunde - Mustermann

💡 Regelmäßige Aufgaben bekommen ihr Thema vorangestellt, wie z.B. "Neukunde", "Onboarding"
💡 Fixe Kanäle in Abteilungen bekommen die Abteilung vorangestellt, z.B. "Disposition - Touren"

Dies hilft, auch ohne Kategorien eine gewisse Grundordnung herzustellen.

📚 6. Unsere Kanäle – Übersicht

🌍 Allgemeine Kanäle (für alle)
Kanal Zweck
#TeamBolz offizielle Infos und Bekanntmachungen (nur bestimmte Personen dürfen schreiben)

Büro-Crew

 Kanal für alle die im Büro arbeiten
🧑‍💼 Abteilungskanäle
Abteilungskanäle
Auszubildende
Bestellungen
Buchhaltung
Buchhaltung - Intern
Disposition
Einkauf
Fahrer - Einzelaufträge
Faktura
Fuhrpark
Instandhaltung - Allgemein
Instandhaltung - Reparaturen
Instandhaltung - Fahrzeuge
IT
Marketing
Neubau Wulfen
Personal
Produktion
Standort Dorsten - Wulfen
Tourenpläne
Verlader
Vertrieb - Außendienst
Wulfen
📦 Aufgaben- & Projektspezifische Kanäle

Werden durch euch angelegt und gefüllt.

📎 Tipps für saubere Kommunikation

✅ Nutze Threads (Unterhaltungen) für Antworten
✅ Nutze die richtigen Kanäle, nicht Direktnachrichten, wenn vorhanden
✅ Pinne wichtige Nachrichten an, damit sie oben bleiben
✅ Sortiere deine Kanäle in Kategorien

🤔 Noch Fragen?

Wenn du nicht sicher bist, wo du etwas posten sollst, frage gerne in Büro-Crew oder kontaktiere das IT-Team (Frank Dengel, Felix Matena)

Mattermost Anleitung Handy App

Deutsch&Englisch


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Unter Kanäle findet ihr eure Gruppen, in denen ihr Informiert werdet.

Under Channels, you'll find your groups, where you'll be informed.

 

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Unter direkt Nachrichten findet ihr eure Einzelchats über die ihr bitte auch die Kollegen/Kolleginnen aus den einzelnen Abteilungen im Büro kontaktiert.

Under Direct Messages, you'll find your individual chats, which you can use to contact colleagues from the individual departments in the office.

 

 

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Klickt ihr auf eine Person öffnet sich das Gespräch und ihr seht diesen Bildschirm mit dem Namen der Person der ihr schreiben möchtet.

Clicking on a person opens the conversation and shows you the screen with the name of the person you want to write to.


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Wenn ihr dann unten auf In … schreiben drückt öffnet sich die Tastatur und ihr könnt der Person schreiben.

When you press In … at the bottom, the keyboard opens and you can write to the person.


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Mit dem Symbol könnt ihr Personen in euren Nachrichte markieren.

With the symbol, you can mark people in your messages.


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Mit dem Symbol können Dateien verschickt werden.

Files can be sent with the symbol.

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Mit dem Symbol können bereits aufgenommene Fotos verschickt werden.

Using the symbol, already taken photos can be sent.


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Mit dem Symbol können Fotos gemacht werden und direkt verschickt werden 

With the symbol, photos can be taken and sent directly

Mattermost Anleitung PC/Büro

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Wenn ihr auf eurem PC Mattermost öffnet seht ihr diesen Bildschirm.

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Unter Kanäle findet ihr alle Gruppen in denen ihr seid.

In der Gruppe "Büro Crew" sind alle Büro Mitarbeiter.

Die Gruppe #TeamBolz ist eine reine Informationsgruppe für Alle Mitarbeiter, in der offizielle Ankündigungen und News veröffentlicht werden.

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Unter Direktnachrichten findet ihr eure Einzelchats mit den verschiedenen Leuten.

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Bei Kanal suchen (gelb markiert) könnt ihr nach allen Mitarbeitern und Kanälen suchen und mit denen eine neue Unterhaltung anfangen.

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Wenn ihr eine Nachricht bekommt seht ihr automatisch eine 1 hinter der Person die euch geschrieben hat.

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Dateien/Bilder können über die Büroklammer unten rechts verschickt werden (gelb markiert)

Redaktionsleitfaden für Bookstack

Unternehmensweite Dokumentation & Wissensmanagement

🎯 Zielsetzung

Dieser Leitfaden dient der strukturierten und konsistenten Nutzung von BookStack als zentrales Wissens- und Dokumentationssystem unseres Unternehmens.
Alle Mitarbeitenden sollen relevante Informationen einfach finden, verstehen und aktuell halten können.

🧱 Grundstruktur

Die Inhalte in BookStack sind hierarchisch organisiert:

💡 Faustregel:
Regal = Bereich oder Abteilung
Buch = Thema oder Prozess
Kapitel = Detailgliederung
Seite = Inhalt

🧑‍🤝‍🧑 Zuständigkeiten

📝 Schreibregeln

4.1 Titel & Benennung

4.2 Sprachstil

4.3 Strukturierung

Jede Seite sollte möglichst enthalten:

🔒 Zugriffsrechte & Sichtbarkeit

📦 Versionierung & Pflege

✅ Checkliste für neue Inhalte

Punkt Erledigt
Titel ist aussagekräftig ✅ ☐
Seite hat sinnvolle Gliederung ✅ ☐
Inhalt wurde korrekturgelesen ✅ ☐
Sichtbarkeit ist korrekt gesetzt ✅ ☐
Änderungsdatum am Ende ✅ ☐

💬 Fragen & Support

Bei Fragen zur Struktur, Technik oder Berechtigungen:
📧 it@firmenname.de
📄 Oder nutze die interne Seite: Allgemein / IT-Wissen / Hilfe zu BookStack

🔄 Änderungen am Leitfaden

Der Redaktionsleitfaden wird durch die IT-Abteilung gepflegt. Vorschläge und Feedback sind ausdrücklich erwünscht.

🖋️ Beispielhafte Titelformate

Typ Beispiel
Anleitung Windows 11 – VPN einrichten
Prozess Einarbeitung neuer Mitarbeitender
Übersicht Serverstandorte im Überblick
FAQ Häufige Fragen zur Zeiterfassung

Stand: {{date:YYYY-MM-DD}}

NextCloud

NextCloud

Best Practices für Nextcloud-Ordnerstruktur in Unternehmen

🎯 Ziel: Einfach, logisch, rechtebasiert, teamfähig

🧩 1. Oberste Ebene: Gruppenordner nach Abteilungen / Bereichen

Verwende Nextcloud-Gruppenordner für klar abgegrenzte Teams oder Unternehmensbereiche:

Beispiele:

📁 IT
📁 Vertrieb
📁 Einkauf
📁 Buchhaltung
📁 Disposition
📁 Geschäftsleitung
📁 Personal
📁 Projekte
📁 QM
📁 Marketing

📁 2. Unterordnerstruktur innerhalb jedes Gruppenordners

a) Empfehlung: 1. Ebene = Themen, nicht Personen oder Jahre

Vermeide Ordner wie 2023, Max Mustermann oder Alt, stattdessen:

Beispiel – Vertrieb:

📁 Angebote
📁 Kunden
📁 Vertragsunterlagen
📁 Vorlagen
📁 Messen & Events
📁 Tools & Schulungen

Faustregel: Thematisch, nicht chronologisch oder personenbezogen.

b) Tiefergehende Unterstruktur bei Bedarf

📁 Kunden
└── 📁 Kunde_A
└── 📁 Angebote
└── 📁 Verträge
└── 📁 Kunde_B

❌ Nicht empfehlenswerte Strukturen

Struktur Warum vermeiden?
📁 Alt, 📁 Neu, 📁 Aktuell Subjektiv, wird nicht konsistent gepflegt
📁 Benutzer Führt zu Datensilos
📁 Nach Jahr Schwer durchsuchbar, wird selten aktualisiert
📁 Sonstiges Chaos-Sammelstelle, schlecht auffindbar

✅ Nutzungsleitfaden für Teamordner

📘 Grundregeln

  1. Ordnerstruktur einhalten
    Keine willkürlichen Ordner anlegen, innerhalb des vorgegebenen Rasters arbeiten.

  2. Dateien sinnvoll benennen
    Beispiel: Angebot_KundeXY_2025-07-01.pdf statt Scan123.pdf

  3. Keine privaten Ablagen in Teamordnern
    Persönliche Dateien → in den Benutzerordner.

  4. Vorlagen nutzen
    Einheitliche Dokumentvorlagen verwenden (z. B. Rechnung.dotx).

  5. Alte Dateien archivieren, nicht löschen
    z. B. in einem Archiv-Unterordner

  6. Freigaben bewusst setzen
    Öffentliche Links nur mit Passwort und Ablaufdatum

🛠️ Ergänzende Strukturen

💡 Migration: Mitarbeitende aktiv einbeziehen

  1. Gruppenordner + Struktur vorgeben
  2. Nutzer übertragen aktiv die genutzten Daten
  3. Altbestand bleibt lesbar am Fileserver
  4. Nach Frist → Aufräumen / Löschen
  5. Ergebnis: Nur relevante, gut strukturierte Daten in Nextcloud

🔐 Was bleibt lokal auf dem Fileserver?

Empfehlung: Für große oder technische Daten, z. B.:

✅ Zusammenfassung

Bereich Empfehlung
Ordnerstruktur Thematisch, logisch, rechtebasiert
Gruppenordner Pro Abteilung / Funktionseinheit
Benutzerführung Einheitliche Regeln + Eigenverantwortung
Migration Aktiv durch Nutzer mit klaren Vorgaben
Altbestand Nur Relevantes übernehmen
Technikdaten Lokal behalten, Nextcloud = Teamarbeit & Tagesgeschäft

Outlook - Fehler chinesische Schriftzeichen

Bei dem bei uns eingesetzten Outlook kommt es standardmäßig zu einem Fehler, das Outlook Smileys durch Mini-Emoji-Grafiken ersetzt. Diese können beim Empfangen von Emails oft nicht sauber dargestellt werden und führen zu asiatischen Schriftzeichen für den Rest der Email ab dem Smiley.

Zum Abstellen dieser Autokorrektur geht ihr in Outlook auf "Datei" -> "Optionen" -> "Email" -> "Rechtschreibung und AutoKorrektur..."
Dort dann auf "AutoKorrektur-Optionen...". In dem sich öffnenden Fenster ist im unteren Teil eine kleine Tabelle (Ersetzen / Durch). In dieser sind bei verschiedenen Smiley-Kürzeln wie :-), ;-) etc. in der zweiten Spalte Sternchen (*) eingetragen. Dies sind die fehlerhaften Emojis, die nicht angezeigt werden können. 

Daher bitte einfach alle Zeilen löschen, bei denen in der zweiten Spalte ein * steht.

Fertig!

Outlook Cache leeren

Um Outlook neu mit dem Kerio Server zu synchronisieren, kann man den Cache (zwischengespeicherte Daten) löschen. Danach synchronisiert Outlook einmal alle Emails neu vom Server.

Um dies durchzuführen, beendet ihr Outlook.

Danach öffnet ihr die Systemsteuerung:

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Dort öffnet ihr Email:

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Danach auf Email-Konten...:

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Dort wählt ihr euer Emailkonto aus und klickt auf "Ändern..." (wenn ihr mehrere Konten habt, mit den anderen nachher genau so wiederholen);

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Dort gibt es einen Reiter "Wartung". Unter diesem findet ihr im Bereich "Cache Leeren" den Button "Leeren". Diesen anklicken und mit OK bestätigen, das man ihn wirklich leeren möchte.

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Nach einer kurzen Weile ist das löschen abgeschlossen und beim nächsten Starten von Outlook werden alle Emails neu vom Server abgeholt. Dies kann je nach Postfachgröße recht lange dauern, läuft aber im Hindergrund weiter, so lange ihr Outlook nicht beendet!

BookStack-Governance – Unternehmensweit

1 Ziel der Governance (warum überhaupt?)

Die Governance stellt sicher, dass:

2 Klare Inhalts-Hierarchie (nicht verhandelbar)

Empfohlene Struktur

Regal
 └── Buch
      └── Kapitel
           └── Seiten

Verbindliche Regeln

Ebene Regel
Regal Nur thematische Hauptbereiche
Buch Verantwortliche Einheit (Abteilung / Projekt)
Kapitel Ordnung & Gruppierung
Seite Inhalt (Dokument, Protokoll, Anleitung)

❌ Keine losen Seiten ohne Buch
❌ Keine „Sammelbücher für alles“

3 Rollenmodell (Minimal & erweiterbar)

Pflichtrollen

Rolle Aufgabe
Admin / IT System, Struktur, Rechte
Inhaltsverantwortlicher Buchpflege
Autor Inhalte erstellen
Leser Lesen

➡️ Rollen werden nicht individuell, sondern konzeptionell vergeben.

4 Ownership & Verantwortlichkeiten

Jedes Buch MUSS haben:

📌 Empfehlung:

5 Namenskonventionen (entscheidend!)

Bücher

<Thema / Bereich> – <Abteilung oder Projekt>

Beispiele:

Seiten

YYYY-MM-DD – <Titel>

Beispiele:

➡️ Chronologisch, suchbar, exportierbar.

6 Dokumenttypen & Standards

Einheitliche Typen definieren

Typ Zweck
Protokoll Entscheidungen & Maßnahmen
Arbeitsanweisung Prozessbeschreibung
Richtlinie Verbindliche Regeln
Konzept Planung / Entwurf
FAQ Wissenstransfer

➡️ Jeder Typ bekommt eine Vorlage.

7 Vorlagen-Governance

Zentrales Vorlagen-Buch

📘 Vorlagen & Standards

Regeln:

8 Änderungs- & Versionslogik

Regeln

➡️ BookStack-Versionierung nicht deaktivieren.

9 Archivierung & Lebenszyklus

Lebensphasen eines Dokuments

Phase Aktion
Aktiv Voll editierbar
Abgeschlossen Lesen / eingeschränktes Editieren
Archiviert Nur Lesen
Obsolet Löschen (Admin)

Archiv-Regel

10 Sicherheit & Zugriff

Grundsatz

So wenig wie möglich, so viel wie nötig

11 Suchbarkeit & Qualität

Pflichtfelder (informell, aber empfohlen)

Am Anfang jeder Seite:

➡️ Erhöht Qualität massiv.

12 Governance-Review (leichtgewichtig)

Quartalsweise:

➡️ 30 Minuten reichen.

13 Typische Anti-Patterns (vermeiden!)

❌ „BookStack ist nur Wiki, da darf jeder alles“
❌ Keine Vorlagen
❌ Keine Verantwortlichen
❌ Wildes Löschen
❌ Protokolle ohne Entscheidungen

14 Kurzfassung für Management

„BookStack ist unser zentrales Wissenssystem.
Inhalte sind strukturiert, verantwortet und versioniert.
Zugriffe erfolgen rollenbasiert, sensible Inhalte sind getrennt.“