# IT Informationen aus der IT-Abteilung # Vorsicht vor Email Phishing! ## So schützt Du Dich vor betrügerischen E-Mails und anderen Gefahren im digitalen Arbeitsalltag *Ein Merkblatt für alle Mitarbeitenden der Bolz Entsorgung GmbH* --- ## 📧 Was ist eigentlich Phishing? Phishing ist ein Trickbetrug – Kriminelle versuchen, Dich mit gefälschten E-Mails, Links oder Anhängen dazu zu bringen, vertrauliche Daten preiszugeben oder auf schädliche Inhalte zu klicken. Ziele sind oft: - Die Zugangsdaten zu Deinem E-Mail- oder Firmenkonto - Zugang zu internen Systemen - Infektion Deines PCs mit Viren oder Trojanern --- ## 🧐 Wie erkennst Du eine Phishing-Mail? ### Einfache Checkliste ### 🔍 1. Wer ist der Absender? - Kommt die Mail von einer komischen Adresse wie `sicherheits-check@micr0soft.net`? - Ist der Name vertraut, aber die Adresse passt nicht dazu? > **Beispiel:** Du bekommst scheinbar eine Mail vom Chef, aber die Absenderadresse endet auf `@gmail.com`. --- ### 📝 2. Was steht im Betreff und Text? - Klingt es bedrohlich oder besonders dringend? > *„Letzte Warnung: Ihr Konto wird gesperrt!“* - Wird Druck aufgebaut? > *„Sie haben nur 24 Stunden Zeit!“* - Ist die Sprache ungewohnt oder fehlerhaft? > *„Sehr geehrte Benutzer, Ihre wichtig Postfach ist voll!“* --- ### 🔗 3. Wohin führen Links? - Gehe **nie direkt** auf Links in verdächtigen E-Mails. - Fahre mit der Maus über den Link (nicht klicken!) und prüfe, wohin er führt. > **Beispiel:** Statt `www.dhl.de` steht da plötzlich `www.dhl-paket-verlust.ru`. --- ### 📎 4. Was für Anhänge sind dabei? Öffne **keine Anhänge**, wenn: - Du sie nicht erwartest - Die Datei eine seltsame Endung hat: `.exe`, `.zip`, `.html`, `.js`, `.bat` --- ## 📌 Praxisbeispiele ### 👎 Beispiel 1 – Gefälschte IT-Wartung - **Absender:** `support@firma-sicherheitsdienst.de` - **Betreff:** *„Dringend: Passwort läuft ab!“* - **Text:** *„Bitte bestätigen Sie hier Ihre Zugangsdaten.“* ✅ **Richtiges Verhalten:** Nicht klicken! Weiterleiten an IT, dann löschen. --- ### 👎 Beispiel 2 – Paketbetrug - **Betreff:** *„Ihr Paket konnte nicht zugestellt werden“* - **Anhang:** `Sendungsverfolgung_DHL.html` ✅ **Richtiges Verhalten:** Nicht öffnen! Du wartest ja gar nicht auf ein Paket. --- ### 👎 Beispiel 3 – Chef-Mail mit ungewöhnlicher Bitte > *„Hallo, kannst Du mir schnell Amazon-Gutscheine besorgen? Ich brauche sie dringend für eine Besprechung.“* ✅ **Richtiges Verhalten:** Immer persönlich oder telefonisch rückfragen, **nicht antworten!** --- ## ✅ Was kannst Du tun, um sicher zu bleiben? - 🧠 **Bleib wachsam.** Wenn Dir eine Mail komisch vorkommt – lieber einmal zu viel nachfragen. - 🛑 **Klicke nie auf Links oder Anhänge,** wenn Du Dir nicht sicher bist. - 📧 **Weiterleiten statt reagieren:** Verdächtige Mails sofort an [`it@bolz-entsorgung.de`](mailto:it@bolz-entsorgung.de) weiterleiten. - 🧽 Danach: Mail löschen. - 🔒 **Passwörter sind vertraulich.** Gib sie niemals weiter – auch nicht auf Nachfrage per E-Mail oder Telefon! - 💬 **Zweifel?** Ruf uns an! **IT-Abteilung:** Durchwahl **284** --- ## 🧯 Deine Sicherheits-Checkliste für jeden Tag - 🔐 PC sperren bei Verlassen (`Strg + Alt + Ende` → `Eingabetaste`) - 💻 Updates nie ignorieren - 📦 Keine USB-Sticks anschließen - 🧾 Keine privaten Dateien oder Programme auf dem Firmen-PC - 🔑 Passwörter nicht aufschreiben oder weitergeben --- ## 💡 Merksatz > 👉 Wenn Du unsicher bist: > **Nicht klicken, nicht antworten – weiterleiten, dann löschen!** --- **Du bist ein wichtiger Teil der IT-Sicherheit bei Bolz Entsorgung! 💪** # Passbolt Passwort Manager ![9460706711551942131-512.png](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2025-07/scaled-1680-/9460706711551942131-512.png) # Mattermost ## **Anleitung für Mattermost** Herzlich willkommen bei **Mattermost**, unserem neuen Kommunikationstool! Damit wir alle effizient und übersichtlich miteinander arbeiten können, ist es wichtig, dass **Nachrichten, Aufgaben und Gespräche gut sortiert** sind. In dieser Anleitung erfährst du: - Wie du Kanäle erstellst - Was Kategorien sind und wie du sie nutzt - Wie du richtig auf Nachrichten antwortest - Welche Kanal-Namensregeln gelten - Welche Kanäle es gibt (Abteilungen, Aufgaben, Projekte) --- #### 🧱 **1. Was sind Kanäle?** **Kanäle** sind Gesprächsräume für bestimmte Themen, Abteilungen oder Projekte. Beispiele: - `Vertrieb` → Allgemeine Kommunikation im Vertrieb - `Fahrer` → für Kommunikation mit den LKW-Fahrern - `Projekt - Einführung Mattermost` → für das Projekt „Einführung Mattermost“ ##### Wichtig: - Schreibe Themen **nicht in Direktnachrichten**, sondern wenn möglich **immer in den passenden Kanal** - So können alle Beteiligten mitlesen und helfen --- #### ➕ **2. Wie erstelle ich einen Kanal?** 1. Klicke unter den Kanälen auf das **„+** Kanäle hinzufügen**“ Symbol** [![grafik.png](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/grafik.png)](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2026-01/grafik.png) 2. Wähle **„+ Neuen Kanal erstellen“** 3. Gib einen Namen ein (siehe unten „Namensregeln“) 4. Wähle: - 🌐 **Öffentlich** → sichtbar für alle, jeder kann beitreten - 🔒 **Privat** → nur für bestimmte Personen die manuell eingeladen wurden > 📌 Beispiel: Ein Kanal für das Projekt „Digitalisierung Einkauf“ könnte heißen: `Projekt - Einkauf digital` --- #### 🗂️ **3. Was sind Kategorien?** **Kategorien** helfen dir, deine Kanäle in der Seitenleiste zu sortieren – ähnlich wie Ordner. Beispiel für Kategorien: - **Favoriten** – deine wichtigsten Kanäle - **IT** - **Fahrerkommunikation** - **Projekte** - **Vertrieb** - **ToDo** Kategorien können als ganzes **als gelesen markiert** oder **stummgeschaltet** werden. ##### ➕ Kategorie erstellen: 1. Klick auf die drei Punkte neben einem Kanal 2. Wähle **„Bewegen nach...“** 3. Erstelle eine neue Kategorie oder wähle eine bestehende [![grafik.png](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/IT0grafik.png)](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2026-01/IT0grafik.png) > 🔍 So findest du deine Themen schneller wieder! --- #### 💬 **4. Richtig antworten: Verwende Threads** Wenn du auf eine Nachricht antwortest, klicke immer auf **„Antworten“** statt eine neue Nachricht zu schreiben. [![grafik.png](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2025-07/scaled-1680-/y2Xgrafik.png)](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2025-07/y2Xgrafik.png) Warum? - So bleibt das Gespräch **zusammenhängend** - Andere Nutzer werden **nicht durch einzelne Nachrichten unterbrochen** 📌 Beispiel: > 📣 Peter postet: „Wie ist der Status bei der heutigen Tour?“ > ✅ Du klickst auf **Antworten** und schreibst dort: „Tour 3 ist abgeschlossen.“ --- #### 📝 **5. Namensregeln für Kanäle** Damit alles übersichtlich bleibt, nutzen wir **einheitliche Namen** für Kanäle. ##### 🔠 Namensschema:
BereichBeispiel
Abteilungen`IT`, `Einkauf`, `Vertrieb`,
Projekte`Projekt - Neubau`
Aufgaben/Themen`Wartung EMOS`, `Neukunde - Mustermann`
💡 **Regelmäßige Aufgaben bekommen ihr Thema vorangestellt, wie z.B. "Neukunde", "Onboarding" 💡 Fixe Kanäle in Abteilungen bekommen die Abteilung vorangestellt, z.B. "Disposition - Touren"** Dies hilft, auch ohne Kategorien eine gewisse Grundordnung herzustellen. --- #### 📚 **6. Unsere Kanäle – Übersicht** ##### 🌍 **Allgemeine Kanäle (für alle)**
KanalZweck
`#TeamBolz`offizielle Infos und Bekanntmachungen (nur bestimmte Personen dürfen schreiben)
`Büro-Crew` Kanal für alle die im Büro arbeiten
--- ##### 🧑‍💼 **Abteilungskanäle**
Abteilungskanäle
Auszubildende
Bestellungen
Buchhaltung
Buchhaltung - Intern
Disposition
Einkauf
Fahrer - Einzelaufträge
Faktura
Fuhrpark
Instandhaltung - Allgemein
Instandhaltung - Reparaturen
Instandhaltung - Fahrzeuge
IT
Marketing
Neubau Wulfen
Personal
Produktion
Standort Dorsten - Wulfen
Tourenpläne
Verlader
Vertrieb - Außendienst
Wulfen
--- ##### 📦 **Aufgaben- & Projektspezifische Kanäle** Werden durch euch angelegt und gefüllt. --- #### 📎 **Tipps für saubere Kommunikation** ✅ Nutze **Threads (Unterhaltungen)** für Antworten ✅ Nutze die **richtigen Kanäle**, nicht Direktnachrichten, wenn vorhanden ✅ **Pinne wichtige Nachrichten an**, damit sie oben bleiben ✅ Sortiere deine Kanäle in Kategorien --- #### 🤔 Noch Fragen? Wenn du nicht sicher bist, **wo du etwas posten sollst**, frage gerne in `Büro-Crew` oder kontaktiere das IT-Team (Frank Dengel, Felix Matena) # Mattermost Anleitung Handy App **Deutsch&Englisch** [![image.png](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/rQhimage.png)](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2026-01/rQhimage.png) **Unter Kanäle findet ihr eure Gruppen, in denen ihr Informiert werdet.** **Under**** Channels, you'll find your groups, where you'll be informed.** ** ** [![image.png](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/0coimage.png)](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2026-01/0coimage.png) **Unter direkt Nachrichten findet ihr eure Einzelchats über die ihr bitte auch die Kollegen/Kolleginnen aus den einzelnen Abteilungen im Büro kontaktiert. ** **Under**** Direct Messages, you'll find your individual chats, which you can use to contact colleagues from the individual departments in the office.** ** ** ** ** [![image.png](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/LzZimage.png)](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2026-01/LzZimage.png) **Klickt ihr auf eine Person öffnet sich das Gespräch und ihr seht diesen Bildschirm mit dem Namen der Person der ihr schreiben möchtet.** **Clicking**** on a person opens the conversation and shows you the screen with the name of the person you want to write to.** [![image.png](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/oRDimage.png)](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2026-01/oRDimage.png) **Wenn ihr dann unten auf In … schreiben drückt öffnet sich die Tastatur und ihr könnt der Person schreiben.** **When**** you press In … at the bottom, the keyboard opens and you can write to the person.** [![image.png](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/54Himage.png)](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2026-01/54Himage.png) **Mit dem Symbol könnt ihr Personen in euren Nachrichte markieren.** **With**** the symbol, you can mark people in your messages.** [![image.png](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/a6zimage.png)](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2026-01/a6zimage.png) **Mit dem Symbol können Dateien verschickt werden.** **Files**** can be sent with the symbol.** [![image.png](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/EUGimage.png)](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2026-01/EUGimage.png) **Mit dem Symbol können bereits aufgenommene Fotos verschickt werden.** **Using**** the symbol, already taken photos can be sent.** [![image.png](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/eOuimage.png)](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2026-01/eOuimage.png) **Mit dem Symbol können Fotos gemacht werden und direkt verschickt werden ** **With**** the symbol, photos can be taken and sent directly** # Mattermost Anleitung PC/Büro [![image.png](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/bA7image.png)](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2026-01/bA7image.png) Wenn ihr auf eurem PC Mattermost öffnet seht ihr diesen Bildschirm. [![image.png](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/2ZYimage.png)](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2026-01/2ZYimage.png) Unter Kanäle findet ihr alle Gruppen in denen ihr seid. In der Gruppe "Büro Crew" sind alle Büro Mitarbeiter. Die Gruppe #TeamBolz ist eine reine Informationsgruppe für **Alle** Mitarbeiter, in der offizielle Ankündigungen und News veröffentlicht werden. [![image.png](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/j1rimage.png)](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2026-01/j1rimage.png) Unter Direktnachrichten findet ihr eure Einzelchats mit den verschiedenen Leuten. [![image.png](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/JHnimage.png)](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2026-01/JHnimage.png) Bei Kanal suchen (gelb markiert) könnt ihr nach allen Mitarbeitern und Kanälen suchen und mit denen eine neue Unterhaltung anfangen. [![image.png](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/T04image.png)](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2026-01/T04image.png) Wenn ihr eine Nachricht bekommt seht ihr automatisch eine 1 hinter der Person die euch geschrieben hat. [![image.png](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/s7simage.png)](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2026-01/s7simage.png) Dateien/Bilder können über die Büroklammer unten rechts verschickt werden (gelb markiert) # Redaktionsleitfaden für Bookstack *Unternehmensweite Dokumentation & Wissensmanagement* --- ## 🎯 Zielsetzung Dieser Leitfaden dient der strukturierten und konsistenten Nutzung von **BookStack** als zentrales Wissens- und Dokumentationssystem unseres Unternehmens. Alle Mitarbeitenden sollen relevante Informationen **einfach finden, verstehen und aktuell halten** können. --- ## 🧱 Grundstruktur Die Inhalte in BookStack sind hierarchisch organisiert: - **Regale (Shelves)** = Themen- oder Abteilungsbereiche - **Bücher (Books)** = Thematische Einheiten oder Projekte - **Kapitel (Chapters)** = Gliederung innerhalb eines Buchs (optional) - **Seiten (Pages)** = Konkrete Inhalte > 💡 *Faustregel:* > **Regal = Bereich oder Abteilung** > **Buch = Thema oder Prozess** > **Kapitel = Detailgliederung** > **Seite = Inhalt** --- ## 🧑‍🤝‍🧑 Zuständigkeiten - Jede Abteilung bekommt **ein eigenes Regal** und ist für die Pflege selbst verantwortlich. - Jede Abteilung bestimmt mindestens **eine:n Verantwortliche:n („Dokupate“)**. - Allgemeine Bücher (z. B. Telefonliste, FAQ) werden durch zentrale Stellen gepflegt (z. B. IT oder Verwaltung). --- ## 📝 Schreibregeln ### 4.1 Titel & Benennung - **Regale**: `IT`, `HR`, `Produktion`, `Marketing`, `Allgemein / Unternehmensinfo` - **Bücher**: Klar, eindeutig, thematisch → `Netzwerk & Server`, `Onboarding`, `Anleitungen Produktion` - **Seiten**: Aussagekräftig, idealerweise mit Subthema → `VPN-Einrichtung Standort A`, `DATEV-Login-Prozess` ### 4.2 Sprachstil - **Klar & sachlich**, keine Umgangssprache - **Du-Form** bei Anleitungen: *„Öffne die Systemsteuerung…“* - **Technisch präzise** bei IT-Themen - Keine Redundanzen – lieber verlinken als kopieren ### 4.3 Strukturierung Jede Seite sollte möglichst enthalten: - **Kurze Einleitung**: *Was wird beschrieben? Warum relevant?* - **Gliederung mit Überschriften (H2/H3)** - **Screenshots oder Tabellen**, wenn sinnvoll - **Stand oder Änderungsdatum** am Ende --- ## 🔒 Zugriffsrechte & Sichtbarkeit - **Regale sind standardmäßig privat** und nur für die jeweilige Abteilung sichtbar. - **Allgemeine Informationen** (z. B. Telefonliste, Urlaubskalender) sind für alle sichtbar, aber nur durch festgelegte Rollen bearbeitbar. - Sichtbarkeit wird durch die **IT-Administration** oder die jeweiligen Abteilungsverantwortlichen gesetzt. --- ## 📦 Versionierung & Pflege - Änderungen sollten **mit Datum und Name** markiert werden. - Für sensible Inhalte (z. B. Passwörter, interne Abläufe) ist auf **aktuelle & sichere Speicherung** zu achten. - Jede Abteilung prüft ihre Inhalte **mindestens 1× pro Quartal** auf Aktualität. --- ## ✅ Checkliste für neue Inhalte | Punkt | Erledigt | |-------|----------| | Titel ist aussagekräftig ✅ | ☐ | | Seite hat sinnvolle Gliederung ✅ | ☐ | | Inhalt wurde korrekturgelesen ✅ | ☐ | | Sichtbarkeit ist korrekt gesetzt ✅ | ☐ | | Änderungsdatum am Ende ✅ | ☐ | --- ## 💬 Fragen & Support Bei Fragen zur Struktur, Technik oder Berechtigungen: 📧 **it@firmenname.de** 📄 Oder nutze die interne Seite: `Allgemein / IT-Wissen / Hilfe zu BookStack` --- ## 🔄 Änderungen am Leitfaden Der Redaktionsleitfaden wird durch die **IT-Abteilung** gepflegt. Vorschläge und Feedback sind ausdrücklich erwünscht. --- ## 🖋️ Beispielhafte Titelformate | Typ | Beispiel | |-----|----------| | Anleitung | `Windows 11 – VPN einrichten` | | Prozess | `Einarbeitung neuer Mitarbeitender` | | Übersicht | `Serverstandorte im Überblick` | | FAQ | `Häufige Fragen zur Zeiterfassung` | --- *Stand: {{date:YYYY-MM-DD}}* # NextCloud # Best Practices für Nextcloud-Ordnerstruktur in Unternehmen ## 🎯 Ziel: Einfach, logisch, rechtebasiert, teamfähig --- ## 🧩 1. Oberste Ebene: Gruppenordner nach Abteilungen / Bereichen Verwende **Nextcloud-Gruppenordner** für klar abgegrenzte Teams oder Unternehmensbereiche: Beispiele: 📁 IT 📁 Vertrieb 📁 Einkauf 📁 Buchhaltung 📁 Disposition 📁 Geschäftsleitung 📁 Personal 📁 Projekte 📁 QM 📁 Marketing - Jeder Ordner = ein „Arbeitsbereich“ mit eigener Nextcloud-Gruppe - Zugriff nur für berechtigte Gruppen - Optional: **Freigabe-Unterordner** für bereichsübergreifende Daten --- ## 📁 2. Unterordnerstruktur innerhalb jedes Gruppenordners ### a) Empfehlung: 1. Ebene = Themen, nicht Personen oder Jahre Vermeide Ordner wie `2023`, `Max Mustermann` oder `Alt`, stattdessen: **Beispiel – Vertrieb:** 📁 Angebote 📁 Kunden 📁 Vertragsunterlagen 📁 Vorlagen 📁 Messen & Events 📁 Tools & Schulungen > **Faustregel:** Thematisch, nicht chronologisch oder personenbezogen. --- ### b) Tiefergehende Unterstruktur bei Bedarf 📁 Kunden └── 📁 Kunde_A └── 📁 Angebote └── 📁 Verträge └── 📁 Kunde_B --- ## ❌ Nicht empfehlenswerte Strukturen | Struktur | Warum vermeiden? | |----------|------------------| | 📁 Alt, 📁 Neu, 📁 Aktuell | Subjektiv, wird nicht konsistent gepflegt | | 📁 Benutzer | Führt zu Datensilos | | 📁 Nach Jahr | Schwer durchsuchbar, wird selten aktualisiert | | 📁 Sonstiges | Chaos-Sammelstelle, schlecht auffindbar | --- ## ✅ Nutzungsleitfaden für Teamordner ### 📘 Grundregeln 1. **Ordnerstruktur einhalten** Keine willkürlichen Ordner anlegen, innerhalb des vorgegebenen Rasters arbeiten. 2. **Dateien sinnvoll benennen** Beispiel: `Angebot_KundeXY_2025-07-01.pdf` statt `Scan123.pdf` 3. **Keine privaten Ablagen in Teamordnern** Persönliche Dateien → in den Benutzerordner. 4. **Vorlagen nutzen** Einheitliche Dokumentvorlagen verwenden (z. B. `Rechnung.dotx`). 5. **Alte Dateien archivieren, nicht löschen** z. B. in einem `Archiv`-Unterordner 6. **Freigaben bewusst setzen** Öffentliche Links nur mit Passwort und Ablaufdatum --- ## 🛠️ Ergänzende Strukturen - `README.md`-Dateien zur Ordnerbeschreibung - Einheitliche **Namenskonventionen** für Ordner und Dateien - Nutzung von **Tags**, Kommentaren und Favoriten - Nutzung von **Deck (Kanban)** für projektbezogene Zusammenarbeit --- ## 💡 Migration: Mitarbeitende aktiv einbeziehen 1. Gruppenordner + Struktur vorgeben 2. Nutzer übertragen aktiv die genutzten Daten 3. Altbestand bleibt lesbar am Fileserver 4. Nach Frist → Aufräumen / Löschen 5. Ergebnis: Nur relevante, gut strukturierte Daten in Nextcloud --- ## 🔐 Was bleibt lokal auf dem Fileserver? Empfehlung: Für große oder technische Daten, z. B.: - ISO-/Installationsmedien - Backups - Software-Depots - Tools und Images --- ## ✅ Zusammenfassung | Bereich | Empfehlung | |--------|------------| | Ordnerstruktur | Thematisch, logisch, rechtebasiert | | Gruppenordner | Pro Abteilung / Funktionseinheit | | Benutzerführung | Einheitliche Regeln + Eigenverantwortung | | Migration | Aktiv durch Nutzer mit klaren Vorgaben | | Altbestand | Nur Relevantes übernehmen | | Technikdaten | Lokal behalten, Nextcloud = Teamarbeit & Tagesgeschäft | # Outlook - Fehler chinesische Schriftzeichen Bei dem bei uns eingesetzten Outlook kommt es standardmäßig zu einem Fehler, das Outlook Smileys durch Mini-Emoji-Grafiken ersetzt. Diese können beim Empfangen von Emails oft nicht sauber dargestellt werden und führen zu asiatischen Schriftzeichen für den Rest der Email ab dem Smiley. Zum Abstellen dieser Autokorrektur geht ihr in Outlook auf "Datei" -> "Optionen" -> "Email" -> "Rechtschreibung und AutoKorrektur..." Dort dann auf "AutoKorrektur-Optionen...". In dem sich öffnenden Fenster ist im unteren Teil eine kleine Tabelle (Ersetzen / Durch). In dieser sind bei verschiedenen Smiley-Kürzeln wie :-), ;-) etc. in der zweiten Spalte Sternchen (\*) eingetragen. Dies sind die fehlerhaften Emojis, die nicht angezeigt werden können. Daher bitte einfach alle Zeilen löschen, bei denen in der zweiten Spalte ein \* steht. Fertig! # Outlook Cache leeren Um Outlook neu mit dem Kerio Server zu synchronisieren, kann man den Cache (zwischengespeicherte Daten) löschen. Danach synchronisiert Outlook einmal alle Emails neu vom Server. Um dies durchzuführen, beendet ihr Outlook. Danach öffnet ihr die Systemsteuerung: [![grafik.png](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/cwHgrafik.png)](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2026-01/cwHgrafik.png) Dort öffnet ihr Email: [![grafik.png](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/65jgrafik.png)](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2026-01/65jgrafik.png) Danach auf Email-Konten...: [![grafik.png](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/NUEgrafik.png)](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2026-01/NUEgrafik.png) Dort wählt ihr euer Emailkonto aus und klickt auf "Ändern..." (wenn ihr mehrere Konten habt, mit den anderen nachher genau so wiederholen); [![grafik.png](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/o7Lgrafik.png)](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2026-01/o7Lgrafik.png) Dort gibt es einen Reiter "Wartung". Unter diesem findet ihr im Bereich "Cache Leeren" den Button "Leeren". Diesen anklicken und mit OK bestätigen, das man ihn wirklich leeren möchte. [![grafik.png](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/ivdgrafik.png)](https://bookstack.bolz-entsorgung.de/uploads/images/gallery/2026-01/ivdgrafik.png) Nach einer kurzen Weile ist das löschen abgeschlossen und beim nächsten Starten von Outlook werden alle Emails neu vom Server abgeholt. Dies kann je nach Postfachgröße recht lange dauern, läuft aber im Hindergrund weiter, so lange ihr Outlook nicht beendet! # BookStack-Governance – Unternehmensweit ## 1 Ziel der Governance (warum überhaupt?) Die Governance stellt sicher, dass: - Inhalte **auffindbar** bleiben - Verantwortlichkeiten **klar** sind - Wissen **nicht verloren geht** - Sicherheit & Vertraulichkeit eingehalten werden - BookStack **nicht zum Ablagefriedhof** wird --- ## 2 Klare Inhalts-Hierarchie (nicht verhandelbar) ### Empfohlene Struktur ``` Regal └── Buch └── Kapitel └── Seiten ``` ### Verbindliche Regeln
EbeneRegel
RegalNur thematische Hauptbereiche
BuchVerantwortliche Einheit (Abteilung / Projekt)
KapitelOrdnung & Gruppierung
SeiteInhalt (Dokument, Protokoll, Anleitung)
❌ **Keine losen Seiten ohne Buch** ❌ **Keine „Sammelbücher für alles“** --- ## 3 Rollenmodell (Minimal & erweiterbar) ### Pflichtrollen
RolleAufgabe
Admin / ITSystem, Struktur, Rechte
InhaltsverantwortlicherBuchpflege
AutorInhalte erstellen
LeserLesen
➡️ Rollen werden **nicht individuell**, sondern **konzeptionell** vergeben. --- ## 4 Ownership & Verantwortlichkeiten ### Jedes Buch MUSS haben: - **Fachverantwortlicher** (inhaltlich) - **Stellvertreter** - **IT als strukturelle Aufsicht** 📌 Empfehlung: - Fachverantwortlicher = Abteilungsleiter - Stellvertreter = Senior / Assistenz --- ## 5 Namenskonventionen (entscheidend!) ### Bücher ``` – ``` Beispiele: - `Jour-Fixe – IT` - `Arbeitsanweisungen – Logistik` - `Projekte – ERP 2026` --- ### Seiten ``` YYYY-MM-DD – ``` Beispiele: - `2026-02-03 – Jour-Fixe` - `2026-01-15 – Systemausfall Firewall` ➡️ Chronologisch, suchbar, exportierbar. --- ## 6 Dokumenttypen & Standards ### Einheitliche Typen definieren
TypZweck
ProtokollEntscheidungen & Maßnahmen
ArbeitsanweisungProzessbeschreibung
RichtlinieVerbindliche Regeln
KonzeptPlanung / Entwurf
FAQWissenstransfer
➡️ Jeder Typ bekommt **eine Vorlage**. --- ## 7 Vorlagen-Governance ### Zentrales Vorlagen-Buch ``` 📘 Vorlagen & Standards ``` Regeln: - Schreibrechte: **nur IT / Governance** - Leserechte: **alle** - Änderungen nur versioniert --- ## 8 Änderungs- & Versionslogik ### Regeln - Kleine Korrekturen: direkt - Inhaltliche Änderungen: - Änderungsvermerk am Seitenende - oder Kommentar ➡️ BookStack-Versionierung **nicht deaktivieren**. --- ## 9 Archivierung & Lebenszyklus ### Lebensphasen eines Dokuments
PhaseAktion
AktivVoll editierbar
AbgeschlossenLesen / eingeschränktes Editieren
ArchiviertNur Lesen
ObsoletLöschen (Admin)
### Archiv-Regel - evtl. Jährliche Archiv-Bücher - Schreibrechte entfernen - Klare Kennzeichnung --- ## 10 Sicherheit & Zugriff ### Grundsatz > **So wenig wie möglich, so viel wie nötig** - Buchrechte immer explizit - Keine globalen Schreibrechte - „Alle löschen“ nur für Admin --- ## 11 Suchbarkeit & Qualität ### Pflichtfelder (informell, aber empfohlen) Am Anfang jeder Seite: - Zweck - Zielgruppe - Gültig ab / Stand ➡️ Erhöht Qualität massiv. --- ## 12 Governance-Review (leichtgewichtig) ### Quartalsweise: - Veraltete Inhalte? - Unklare Ownership? - Unbenutzte Bücher? ➡️ 30 Minuten reichen. --- ## 13 Typische Anti-Patterns (vermeiden!) ❌ „BookStack ist nur Wiki, da darf jeder alles“ ❌ Keine Vorlagen ❌ Keine Verantwortlichen ❌ Wildes Löschen ❌ Protokolle ohne Entscheidungen --- ## 14 Kurzfassung für Management > „BookStack ist unser zentrales Wissenssystem. > Inhalte sind strukturiert, verantwortet und versioniert. > Zugriffe erfolgen rollenbasiert, sensible Inhalte sind getrennt.“