BookStack-Governance – Unternehmensweit
1 Ziel der Governance (warum überhaupt?)
Die Governance stellt sicher, dass:
-
Inhalte auffindbar bleiben
-
Verantwortlichkeiten klar sind
-
Wissen nicht verloren geht
-
Sicherheit & Vertraulichkeit eingehalten werden
-
BookStack nicht zum Ablagefriedhof wird
2 Klare Inhalts-Hierarchie (nicht verhandelbar)
Empfohlene Struktur
Regal
└── Buch
└── Kapitel
└── Seiten
Verbindliche Regeln
| Ebene | Regel |
|---|---|
| Regal | Nur thematische Hauptbereiche |
| Buch | Verantwortliche Einheit (Abteilung / Projekt) |
| Kapitel | Ordnung & Gruppierung |
| Seite | Inhalt (Dokument, Protokoll, Anleitung) |
❌ Keine losen Seiten ohne Buch
❌ Keine „Sammelbücher für alles“
3 Rollenmodell (Minimal & erweiterbar)
Pflichtrollen
| Rolle | Aufgabe |
|---|---|
| Admin / IT | System, Struktur, Rechte |
| Inhaltsverantwortlicher | Buchpflege |
| Autor | Inhalte erstellen |
| Leser | Lesen |
➡️ Rollen werden nicht individuell, sondern konzeptionell vergeben.
4 Ownership & Verantwortlichkeiten
Jedes Buch MUSS haben:
-
Fachverantwortlicher (inhaltlich)
-
Stellvertreter
-
IT als strukturelle Aufsicht
📌 Empfehlung:
-
Fachverantwortlicher = Abteilungsleiter
-
Stellvertreter = Senior / Assistenz
5 Namenskonventionen (entscheidend!)
Bücher
<Thema / Bereich> – <Abteilung oder Projekt>
Beispiele:
-
Jour-Fixe – IT -
Arbeitsanweisungen – Logistik -
Projekte – ERP 2026
Seiten
YYYY-MM-DD – <Titel>
Beispiele:
-
2026-02-03 – Jour-Fixe -
2026-01-15 – Systemausfall Firewall
➡️ Chronologisch, suchbar, exportierbar.
6 Dokumenttypen & Standards
Einheitliche Typen definieren
| Typ | Zweck |
|---|---|
| Protokoll | Entscheidungen & Maßnahmen |
| Arbeitsanweisung | Prozessbeschreibung |
| Richtlinie | Verbindliche Regeln |
| Konzept | Planung / Entwurf |
| FAQ | Wissenstransfer |
➡️ Jeder Typ bekommt eine Vorlage.
7 Vorlagen-Governance
Zentrales Vorlagen-Buch
📘 Vorlagen & Standards
Regeln:
-
Schreibrechte: nur IT / Governance
-
Leserechte: alle
-
Änderungen nur versioniert
8 Änderungs- & Versionslogik
Regeln
-
Kleine Korrekturen: direkt
-
Inhaltliche Änderungen:
-
Änderungsvermerk am Seitenende
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oder Kommentar
-
➡️ BookStack-Versionierung nicht deaktivieren.
9 Archivierung & Lebenszyklus
Lebensphasen eines Dokuments
| Phase | Aktion |
|---|---|
| Aktiv | Voll editierbar |
| Abgeschlossen | Lesen / eingeschränktes Editieren |
| Archiviert | Nur Lesen |
| Obsolet | Löschen (Admin) |
Archiv-Regel
-
evtl. Jährliche Archiv-Bücher
-
Schreibrechte entfernen
-
Klare Kennzeichnung
10 Sicherheit & Zugriff
Grundsatz
So wenig wie möglich, so viel wie nötig
-
Buchrechte immer explizit
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Keine globalen Schreibrechte
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„Alle löschen“ nur für Admin
11 Suchbarkeit & Qualität
Pflichtfelder (informell, aber empfohlen)
Am Anfang jeder Seite:
-
Zweck
-
Zielgruppe
-
Gültig ab / Stand
➡️ Erhöht Qualität massiv.
12 Governance-Review (leichtgewichtig)
Quartalsweise:
-
Veraltete Inhalte?
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Unklare Ownership?
-
Unbenutzte Bücher?
➡️ 30 Minuten reichen.
13 Typische Anti-Patterns (vermeiden!)
❌ „BookStack ist nur Wiki, da darf jeder alles“
❌ Keine Vorlagen
❌ Keine Verantwortlichen
❌ Wildes Löschen
❌ Protokolle ohne Entscheidungen
14 Kurzfassung für Management
„BookStack ist unser zentrales Wissenssystem.
Inhalte sind strukturiert, verantwortet und versioniert.
Zugriffe erfolgen rollenbasiert, sensible Inhalte sind getrennt.“