# BookStack-Governance – Unternehmensweit

## 1 Ziel der Governance (warum überhaupt?)

Die Governance stellt sicher, dass:

- Inhalte **auffindbar** bleiben
- Verantwortlichkeiten **klar** sind
- Wissen **nicht verloren geht**
- Sicherheit & Vertraulichkeit eingehalten werden
- BookStack **nicht zum Ablagefriedhof** wird

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## 2 Klare Inhalts-Hierarchie (nicht verhandelbar)

### Empfohlene Struktur

```
Regal
 └── Buch
      └── Kapitel
           └── Seiten

```

### Verbindliche Regeln

<table id="bkmrk-ebene-regel-regal-nu"><thead><tr><th>Ebene</th><th>Regel</th></tr></thead><tbody><tr><td>Regal</td><td>Nur thematische Hauptbereiche</td></tr><tr><td>Buch</td><td>Verantwortliche Einheit (Abteilung / Projekt)</td></tr><tr><td>Kapitel</td><td>Ordnung &amp; Gruppierung</td></tr><tr><td>Seite</td><td>Inhalt (Dokument, Protokoll, Anleitung)</td></tr></tbody></table>

❌ **Keine losen Seiten ohne Buch**  
❌ **Keine „Sammelbücher für alles“**

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## 3 Rollenmodell (Minimal &amp; erweiterbar)

### Pflichtrollen

<table id="bkmrk-rolle-aufgabe-admin-" style="width: 49.0476%; height: 133px;"><thead><tr style="height: 29.8px;"><th style="width: 48.9189%; height: 29.8px;">Rolle</th><th style="width: 51.0862%; height: 29.8px;">Aufgabe</th></tr></thead><tbody><tr style="height: 29.8px;"><td style="width: 48.9189%; height: 29.8px;">Admin / IT</td><td style="width: 51.0862%; height: 29.8px;">System, Struktur, Rechte</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="width: 48.9189%; height: 29.8px;">Inhaltsverantwortlicher</td><td style="width: 51.0862%; height: 29.8px;">Buchpflege</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="width: 48.9189%; height: 29.8px;">Autor</td><td style="width: 51.0862%; height: 29.8px;">Inhalte erstellen</td></tr><tr style="height: 13.8px;"><td style="width: 48.9189%; height: 13.8px;">Leser</td><td style="width: 51.0862%; height: 13.8px;">Lesen</td></tr></tbody></table>

➡️ Rollen werden **nicht individuell**, sondern **konzeptionell** vergeben.

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## 4 Ownership &amp; Verantwortlichkeiten

### Jedes Buch MUSS haben:

- **Fachverantwortlicher** (inhaltlich)
- **Stellvertreter**
- **IT als strukturelle Aufsicht**

📌 Empfehlung:

- Fachverantwortlicher = Abteilungsleiter
- Stellvertreter = Senior / Assistenz

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## 5 Namenskonventionen (entscheidend!)

### Bücher

```
<Thema / Bereich> – <Abteilung oder Projekt>

```

Beispiele:

- `Jour-Fixe – IT`
- `Arbeitsanweisungen – Logistik`
- `Projekte – ERP 2026`

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### Seiten

```
YYYY-MM-DD – <Titel>

```

Beispiele:

- `2026-02-03 – Jour-Fixe`
- `2026-01-15 – Systemausfall Firewall`

➡️ Chronologisch, suchbar, exportierbar.

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## 6 Dokumenttypen &amp; Standards

### Einheitliche Typen definieren

<table id="bkmrk-typ-zweck-protokoll-"><thead><tr><th>Typ</th><th>Zweck</th></tr></thead><tbody><tr><td>Protokoll</td><td>Entscheidungen &amp; Maßnahmen</td></tr><tr><td>Arbeitsanweisung</td><td>Prozessbeschreibung</td></tr><tr><td>Richtlinie</td><td>Verbindliche Regeln</td></tr><tr><td>Konzept</td><td>Planung / Entwurf</td></tr><tr><td>FAQ</td><td>Wissenstransfer</td></tr></tbody></table>

➡️ Jeder Typ bekommt **eine Vorlage**.

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## 7 Vorlagen-Governance

### Zentrales Vorlagen-Buch

```
📘 Vorlagen & Standards

```

Regeln:

- Schreibrechte: **nur IT / Governance**
- Leserechte: **alle**
- Änderungen nur versioniert

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## 8 Änderungs- &amp; Versionslogik

### Regeln

- Kleine Korrekturen: direkt
- Inhaltliche Änderungen:
    
    
    - Änderungsvermerk am Seitenende
    - oder Kommentar

➡️ BookStack-Versionierung **nicht deaktivieren**.

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## 9 Archivierung &amp; Lebenszyklus

### Lebensphasen eines Dokuments

<table id="bkmrk-phase-aktion-aktiv-v"><thead><tr><th>Phase</th><th>Aktion</th></tr></thead><tbody><tr><td>Aktiv</td><td>Voll editierbar</td></tr><tr><td>Abgeschlossen</td><td>Lesen / eingeschränktes Editieren</td></tr><tr><td>Archiviert</td><td>Nur Lesen</td></tr><tr><td>Obsolet</td><td>Löschen (Admin)</td></tr></tbody></table>

### Archiv-Regel

- evtl. Jährliche Archiv-Bücher
- Schreibrechte entfernen
- Klare Kennzeichnung

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## 10 Sicherheit &amp; Zugriff

### Grundsatz

> **So wenig wie möglich, so viel wie nötig**

- Buchrechte immer explizit
- Keine globalen Schreibrechte
- „Alle löschen“ nur für Admin

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## 11 Suchbarkeit &amp; Qualität

### Pflichtfelder (informell, aber empfohlen)

Am Anfang jeder Seite:

- Zweck
- Zielgruppe
- Gültig ab / Stand

➡️ Erhöht Qualität massiv.

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## 12 Governance-Review (leichtgewichtig)

### Quartalsweise:

- Veraltete Inhalte?
- Unklare Ownership?
- Unbenutzte Bücher?

➡️ 30 Minuten reichen.

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## 13 Typische Anti-Patterns (vermeiden!)

❌ „BookStack ist nur Wiki, da darf jeder alles“  
❌ Keine Vorlagen  
❌ Keine Verantwortlichen  
❌ Wildes Löschen  
❌ Protokolle ohne Entscheidungen

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## 14 Kurzfassung für Management

> „BookStack ist unser zentrales Wissenssystem.  
> Inhalte sind strukturiert, verantwortet und versioniert.  
> Zugriffe erfolgen rollenbasiert, sensible Inhalte sind getrennt.“