BookStack-Governance – Unternehmensweit

1 Ziel der Governance (warum überhaupt?)
Die Governance stellt sicher, dass:
Inhalte auffindbar bleiben
Verantwortlichkeiten klar sind
Wissen nicht verloren geht
Sicherheit & Vertraulichkeit eingehalten werden
BookStack nicht zum Ablagefriedhof wird
2 Klare Inhalts-Hierarchie (nicht verhandelbar)
Empfohlene Struktur
Regal
 └── Buch
      └── Kapitel
           └── Seiten
Verbindliche Regeln
Ebene
Regel
Regal
Nur thematische Hauptbereiche
Buch
Verantwortliche Einheit (Abteilung / Projekt)
Kapitel
Ordnung & Gruppierung
Seite
Inhalt (Dokument, Protokoll, Anleitung)
❌ Keine losen Seiten ohne Buch
❌ Keine „Sammelbücher für alles“
3 Rollenmodell (Minimal & erweiterbar)
Pflichtrollen
Rolle
Aufgabe
Admin / IT
System, Struktur, Rechte
Inhaltsverantwortlicher
Buchpflege
Autor
Inhalte erstellen
Leser
Lesen
➡️ Rollen werden nicht individuell, sondern konzeptionell vergeben.
4 Ownership & Verantwortlichkeiten
Jedes Buch MUSS haben:
Fachverantwortlicher (inhaltlich)
Stellvertreter
IT als strukturelle Aufsicht
📌 Empfehlung:
Fachverantwortlicher = Abteilungsleiter
Stellvertreter = Senior / Assistenz
5 Namenskonventionen (entscheidend!)
Bücher
<Thema / Bereich> – <Abteilung oder Projekt>
Beispiele:
Jour-Fixe – IT
Arbeitsanweisungen – Logistik
Projekte – ERP 2026
Seiten
YYYY-MM-DD – <Titel>
Beispiele:
2026-02-03 – Jour-Fixe
2026-01-15 – Systemausfall Firewall
➡️ Chronologisch, suchbar, exportierbar.
6 Dokumenttypen & Standards
Einheitliche Typen definieren
Typ
Zweck
Protokoll
Entscheidungen & Maßnahmen
Arbeitsanweisung
Prozessbeschreibung
Richtlinie
Verbindliche Regeln
Konzept
Planung / Entwurf
FAQ
Wissenstransfer
➡️ Jeder Typ bekommt eine Vorlage.
7 Vorlagen-Governance
Zentrales Vorlagen-Buch
📘 Vorlagen & Standards
Regeln:
Schreibrechte: nur IT / Governance
Leserechte: alle
Änderungen nur versioniert
8 Änderungs- & Versionslogik
Regeln
Kleine Korrekturen: direkt
Inhaltliche Änderungen:
Änderungsvermerk am Seitenende
oder Kommentar
➡️ BookStack-Versionierung nicht deaktivieren.
9 Archivierung & Lebenszyklus
Lebensphasen eines Dokuments
Phase
Aktion
Aktiv
Voll editierbar
Abgeschlossen
Lesen / eingeschränktes Editieren
Archiviert
Nur Lesen
Obsolet
Löschen (Admin)
Archiv-Regel
evtl. Jährliche Archiv-Bücher
Schreibrechte entfernen
Klare Kennzeichnung
10 Sicherheit & Zugriff
Grundsatz
So wenig wie möglich, so viel wie nötig
Buchrechte immer explizit
Keine globalen Schreibrechte
„Alle löschen“ nur für Admin
11 Suchbarkeit & Qualität
Pflichtfelder (informell, aber empfohlen)
Am Anfang jeder Seite:
Zweck
Zielgruppe
Gültig ab / Stand
➡️ Erhöht Qualität massiv.
12 Governance-Review (leichtgewichtig)
Quartalsweise:
Veraltete Inhalte?
Unklare Ownership?
Unbenutzte Bücher?
➡️ 30 Minuten reichen.
13 Typische Anti-Patterns (vermeiden!)
❌ „BookStack ist nur Wiki, da darf jeder alles“
❌ Keine Vorlagen
❌ Keine Verantwortlichen
❌ Wildes Löschen
❌ Protokolle ohne Entscheidungen
14 Kurzfassung für Management
„BookStack ist unser zentrales Wissenssystem.
Inhalte sind strukturiert, verantwortet und versioniert.
Zugriffe erfolgen rollenbasiert, sensible Inhalte sind getrennt.“