Redaktionsleitfaden für Bookstack

Unternehmensweite Dokumentation & Wissensmanagement

🎯 Zielsetzung

Dieser Leitfaden dient der strukturierten und konsistenten Nutzung von BookStack als zentrales Wissens- und Dokumentationssystem unseres Unternehmens.
Alle Mitarbeitenden sollen relevante Informationen einfach finden, verstehen und aktuell halten können.

🧱 Grundstruktur

Die Inhalte in BookStack sind hierarchisch organisiert:

• Regale (Shelves) = Themen- oder Abteilungsbereiche
• Bücher (Books) = Thematische Einheiten oder Projekte
• Kapitel (Chapters) = Gliederung innerhalb eines Buchs (optional)
• Seiten (Pages) = Konkrete Inhalte

💡 Faustregel:
Regal = Bereich oder Abteilung
Buch = Thema oder Prozess
Kapitel = Detailgliederung
Seite = Inhalt

🧑‍🤝‍🧑 Zuständigkeiten

• Jede Abteilung bekommt ein eigenes Regal und ist für die Pflege selbst verantwortlich.
• Jede Abteilung bestimmt mindestens eine:n Verantwortliche:n („Dokupate“).
• Allgemeine Bücher (z. B. Telefonliste, FAQ) werden durch zentrale Stellen gepflegt (z. B. IT oder Verwaltung).

📝 Schreibregeln

4.1 Titel & Benennung

• Regale: IT, HR, Produktion, Marketing, Allgemein / Unternehmensinfo
• Bücher: Klar, eindeutig, thematisch → Netzwerk & Server, Onboarding, Anleitungen Produktion
• Seiten: Aussagekräftig, idealerweise mit Subthema → VPN-Einrichtung Standort A, DATEV-Login-Prozess

4.2 Sprachstil

• Klar & sachlich, keine Umgangssprache
• Du-Form bei Anleitungen: „Öffne die Systemsteuerung…“
• Technisch präzise bei IT-Themen
• Keine Redundanzen – lieber verlinken als kopieren

4.3 Strukturierung

Jede Seite sollte möglichst enthalten:

• Kurze Einleitung: Was wird beschrieben? Warum relevant?
• Gliederung mit Überschriften (H2/H3)
• Screenshots oder Tabellen, wenn sinnvoll
• Stand oder Änderungsdatum am Ende

🔒 Zugriffsrechte & Sichtbarkeit

• Regale sind standardmäßig privat und nur für die jeweilige Abteilung sichtbar.
• Allgemeine Informationen (z. B. Telefonliste, Urlaubskalender) sind für alle sichtbar, aber nur durch festgelegte Rollen bearbeitbar.
• Sichtbarkeit wird durch die IT-Administration oder die jeweiligen Abteilungsverantwortlichen gesetzt.

📦 Versionierung & Pflege

• Änderungen sollten mit Datum und Name markiert werden.
• Für sensible Inhalte (z. B. Passwörter, interne Abläufe) ist auf aktuelle & sichere Speicherung zu achten.
• Jede Abteilung prüft ihre Inhalte mindestens 1× pro Quartal auf Aktualität.

✅ Checkliste für neue Inhalte

💬 Fragen & Support

Bei Fragen zur Struktur, Technik oder Berechtigungen:
📧 it@firmenname.de
📄 Oder nutze die interne Seite: Allgemein / IT-Wissen / Hilfe zu BookStack

🔄 Änderungen am Leitfaden

Der Redaktionsleitfaden wird durch die IT-Abteilung gepflegt. Vorschläge und Feedback sind ausdrücklich erwünscht.

🖋️ Beispielhafte Titelformate

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