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Best Practices für Nextcloud-Ordnerstruktur in Unternehmen

🎯 Ziel: Einfach, logisch, rechtebasiert, teamfähig

🧩 1. Oberste Ebene: Gruppenordner nach Abteilungen / Bereichen

Verwende Nextcloud-Gruppenordner für klar abgegrenzte Teams oder Unternehmensbereiche:

Beispiele:

📁 IT
📁 Vertrieb
📁 Einkauf
📁 Buchhaltung
📁 Disposition
📁 Geschäftsleitung
📁 Personal
📁 Projekte
📁 QM
📁 Marketing

  • Jeder Ordner = ein „Arbeitsbereich“ mit eigener Nextcloud-Gruppe
  • Zugriff nur für berechtigte Gruppen
  • Optional: Freigabe-Unterordner für bereichsübergreifende Daten

📁 2. Unterordnerstruktur innerhalb jedes Gruppenordners

a) Empfehlung: 1. Ebene = Themen, nicht Personen oder Jahre

Vermeide Ordner wie 2023, Max Mustermann oder Alt, stattdessen:

Beispiel – Vertrieb:

📁 Angebote
📁 Kunden
📁 Vertragsunterlagen
📁 Vorlagen
📁 Messen & Events
📁 Tools & Schulungen

Faustregel: Thematisch, nicht chronologisch oder personenbezogen.

b) Tiefergehende Unterstruktur bei Bedarf

📁 Kunden
└── 📁 Kunde_A
└── 📁 Angebote
└── 📁 Verträge
└── 📁 Kunde_B

❌ Nicht empfehlenswerte Strukturen

Struktur Warum vermeiden?
📁 Alt, 📁 Neu, 📁 Aktuell Subjektiv, wird nicht konsistent gepflegt
📁 Benutzer Führt zu Datensilos
📁 Nach Jahr Schwer durchsuchbar, wird selten aktualisiert
📁 Sonstiges Chaos-Sammelstelle, schlecht auffindbar

✅ Nutzungsleitfaden für Teamordner

📘 Grundregeln

  1. Ordnerstruktur einhalten
    Keine willkürlichen Ordner anlegen, innerhalb des vorgegebenen Rasters arbeiten.

  2. Dateien sinnvoll benennen
    Beispiel: Angebot_KundeXY_2025-07-01.pdf statt Scan123.pdf

  3. Keine privaten Ablagen in Teamordnern
    Persönliche Dateien → in den Benutzerordner.

  4. Vorlagen nutzen
    Einheitliche Dokumentvorlagen verwenden (z. B. Rechnung.dotx).

  5. Alte Dateien archivieren, nicht löschen
    z. B. in einem Archiv-Unterordner

  6. Freigaben bewusst setzen
    Öffentliche Links nur mit Passwort und Ablaufdatum

🛠️ Ergänzende Strukturen

  • README.md-Dateien zur Ordnerbeschreibung
  • Einheitliche Namenskonventionen für Ordner und Dateien
  • Nutzung von Tags, Kommentaren und Favoriten
  • Nutzung von Deck (Kanban) für projektbezogene Zusammenarbeit

💡 Migration: Mitarbeitende aktiv einbeziehen

  1. Gruppenordner + Struktur vorgeben
  2. Nutzer übertragen aktiv die genutzten Daten
  3. Altbestand bleibt lesbar am Fileserver
  4. Nach Frist → Aufräumen / Löschen
  5. Ergebnis: Nur relevante, gut strukturierte Daten in Nextcloud

🔐 Was bleibt lokal auf dem Fileserver?

Empfehlung: Für große oder technische Daten, z. B.:

  • ISO-/Installationsmedien
  • Backups
  • Software-Depots
  • Tools und Images

✅ Zusammenfassung

Bereich Empfehlung
Ordnerstruktur Thematisch, logisch, rechtebasiert
Gruppenordner Pro Abteilung / Funktionseinheit
Benutzerführung Einheitliche Regeln + Eigenverantwortung
Migration Aktiv durch Nutzer mit klaren Vorgaben
Altbestand Nur Relevantes übernehmen
Technikdaten Lokal behalten, Nextcloud = Teamarbeit & Tagesgeschäft
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