Redaktionsleitfaden für Bookstack

📘 Redaktionsleitfaden für BookStack

Unternehmensweite Dokumentation & Wissensmanagement

🎯 Zielsetzung

Dieser Leitfaden dient der strukturierten und konsistenten Nutzung von BookStack als zentrales Wissens- und Dokumentationssystem unseres Unternehmens.
Alle Mitarbeitenden sollen relevante Informationen einfach finden, verstehen und aktuell halten können.

🧱 Grundstruktur

Die Inhalte in BookStack sind hierarchisch organisiert:

Regale (Shelves) = Themen- oder Abteilungsbereiche
Bücher (Books) = Thematische Einheiten oder Projekte
Kapitel (Chapters) = Gliederung innerhalb eines Buchs (optional)
Seiten (Pages) = Konkrete Inhalte

💡 Faustregel:
Regal = Bereich oder Abteilung
Buch = Thema oder Prozess
Kapitel = Detailgliederung
Seite = Inhalt

🧑‍🤝‍🧑 Zuständigkeiten

Jede Abteilung bekommt ein eigenes Regal und ist für die Pflege selbst verantwortlich.
Jede Abteilung bestimmt mindestens eine:n Verantwortliche:n („Dokupate“).
Allgemeine Bücher (z. B. Telefonliste, FAQ) werden durch zentrale Stellen gepflegt (z. B. IT oder Verwaltung).

📝 Schreibregeln

4.1 Titel & Benennung

Regale: IT, HR, Produktion, Marketing, Allgemein / Unternehmensinfo
Bücher: Klar, eindeutig, thematisch → Netzwerk & Server, Onboarding, Anleitungen Produktion
Seiten: Aussagekräftig, idealerweise mit Subthema → VPN-Einrichtung Standort A, DATEV-Login-Prozess

4.2 Sprachstil

Klar & sachlich, keine Umgangssprache
Du-Form bei Anleitungen: „Öffne die Systemsteuerung…“
Technisch präzise bei IT-Themen
Keine Redundanzen – lieber verlinken als kopieren

4.3 Strukturierung

Jede Seite sollte möglichst enthalten:

Kurze Einleitung: Was wird beschrieben? Warum relevant?
Gliederung mit Überschriften (H2/H3)
Screenshots oder Tabellen, wenn sinnvoll
Stand oder Änderungsdatum am Ende

🔒 Zugriffsrechte & Sichtbarkeit

Regale sind standardmäßig privat und nur für die jeweilige Abteilung sichtbar.
Allgemeine Informationen (z. B. Telefonliste, Urlaubskalender) sind für alle sichtbar, aber nur durch festgelegte Rollen bearbeitbar.
Sichtbarkeit wird durch die IT-Administration oder die jeweiligen Abteilungsverantwortlichen gesetzt.

📦 Versionierung & Pflege

Änderungen sollten mit Datum und Name markiert werden.
Für sensible Inhalte (z. B. Passwörter, interne Abläufe) ist auf aktuelle & sichere Speicherung zu achten.
Jede Abteilung prüft ihre Inhalte mindestens 1× pro Quartal auf Aktualität.

✅ Checkliste für neue Inhalte

Punkt	Erledigt
Titel ist aussagekräftig ✅	☐
Seite hat sinnvolle Gliederung ✅	☐
Inhalt wurde korrekturgelesen ✅	☐
Sichtbarkeit ist korrekt gesetzt ✅	☐
Änderungsdatum am Ende ✅	☐

💬 Fragen & Support

Bei Fragen zur Struktur, Technik oder Berechtigungen:
📧 it@firmenname.de
📄 Oder nutze die interne Seite: Allgemein / IT-Wissen / Hilfe zu BookStack

🔄 Änderungen am Leitfaden

Der Redaktionsleitfaden wird durch die IT-Abteilung gepflegt. Vorschläge und Feedback sind ausdrücklich erwünscht.

🖋️ Beispielhafte Titelformate

Typ	Beispiel
Anleitung	`Windows 11 – VPN einrichten`
Prozess	`Einarbeitung neuer Mitarbeitender`
Übersicht	`Serverstandorte im Überblick`
FAQ	`Häufige Fragen zur Zeiterfassung`

Stand: {{date:YYYY-MM-DD}}