Redaktionsleitfaden für Bookstack

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📘 Redaktionsleitfaden für BookStack
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Unternehmensweite Dokumentation & Wissensmanagement*Wissensmanagement

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🎯 Zielsetzung

Dieser Leitfaden dient der strukturierten und konsistenten Nutzung von **BookStack**BookStack als zentrales Wissens- und Dokumentationssystem unseres Unternehmens.

Alle Mitarbeitenden sollen relevante Informationen **einfach finden, verstehen und aktuell halten**halten können.

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🧱 Grundstruktur

Die Inhalte in BookStack sind hierarchisch organisiert:

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**Regale (Shelves)** = Themen- oder Abteilungsbereiche
- **Bücher (Books)** = Thematische Einheiten oder Projekte
- **Kapitel (Chapters)** = Gliederung innerhalb eines Buchs (optional)
- **Seiten (Pages)** = Konkrete Inhalte

> 💡 *Faustregel:*

> **Regal = Bereich oder Abteilung**Abteilung

> **Buch = Thema oder Prozess**Prozess

> **Kapitel = Detailgliederung**Detailgliederung

> **Seite = Inhalt**Inhalt

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🧑‍🤝‍🧑 Zuständigkeiten

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• Jede Abteilung bekommt **ein eigenes Regal**Regal und ist für die Pflege selbst verantwortlich.
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• Jede Abteilung bestimmt mindestens **eine:n Verantwortliche:n („Dokupate“)**.
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• Allgemeine Bücher (z. B. Telefonliste, FAQ) werden durch zentrale Stellen gepflegt (z. B. IT oder Verwaltung).

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📝 Schreibregeln

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4.1 Titel & Benennung

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**Regale**Regale: `IT`IT, `HR`HR, `Produktion`Produktion, `Marketing`Marketing, `Allgemein / Unternehmensinfo`
-Unternehmensinfo **Bücher**Bücher: Klar, eindeutig, thematisch → `Netzwerk & Server`Server, `Onboarding`Onboarding, `Anleitungen Produktion`
-Produktion **Seiten**Seiten: Aussagekräftig, idealerweise mit Subthema → `VPN-Einrichtung Standort A`A, `DATEV-Login-Prozess`Prozess

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4.2 Sprachstil

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**Klar & sachlich**sachlich, keine Umgangssprache
- **Du-Form**Form bei Anleitungen: *„Öffne die Systemsteuerung…“*
- **Technisch präzise**präzise bei IT-Themen
- Keine Redundanzen – lieber verlinken als kopieren

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4.3 Strukturierung

Jede Seite sollte möglichst enthalten:

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**Kurze Einleitung**Einleitung: *Was wird beschrieben? Warum relevant?*
- **Gliederung mit Überschriften (H2/H3)**
- **Screenshots oder Tabellen**Tabellen, wenn sinnvoll
- **Stand oder Änderungsdatum**Änderungsdatum am Ende

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🔒 Zugriffsrechte & Sichtbarkeit

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**Regale sind standardmäßig privat**privat und nur für die jeweilige Abteilung sichtbar.
- **Allgemeine Informationen**Informationen (z. B. Telefonliste, Urlaubskalender) sind für alle sichtbar, aber nur durch festgelegte Rollen bearbeitbar.
- Sichtbarkeit wird durch die **IT-Administration**Administration oder die jeweiligen Abteilungsverantwortlichen gesetzt.

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📦 Versionierung & Pflege

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• Änderungen sollten **mit Datum und Name**Name markiert werden.
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• Für sensible Inhalte (z. B. Passwörter, interne Abläufe) ist auf **aktuelle & sichere Speicherung**Speicherung zu achten.
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• Jede Abteilung prüft ihre Inhalte **mindestens 1× pro Quartal**Quartal auf Aktualität.

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✅ Checkliste für neue Inhalte

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Punkt |Erledigt Erledigt |
|-------|----------|
| Titel ist aussagekräftig ✅ |☐ ☐ |
| Seite hat sinnvolle Gliederung ✅ |☐ ☐ |
| Inhalt wurde korrekturgelesen ✅ |☐ ☐ |
| Sichtbarkeit ist korrekt gesetzt ✅ |☐ ☐ |
| Änderungsdatum am Ende ✅ |☐ ☐ |

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💬 Fragen & Support

Bei Fragen zur Struktur, Technik oder Berechtigungen:

📧 **it@firmenname.de**de

📄 Oder nutze die interne Seite: `Allgemein / IT-Wissen / Hilfe zu BookStack`BookStack

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🔄 Änderungen am Leitfaden

Der Redaktionsleitfaden wird durch die **IT-Abteilung**Abteilung gepflegt. Vorschläge und Feedback sind ausdrücklich erwünscht.

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🖋️ Beispielhafte Titelformate

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Typ |Beispiel Beispiel |
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| Anleitung | `Windows 11 – VPN einrichten`einrichten |
| Prozess | `Einarbeitung neuer Mitarbeitender`Mitarbeitender |
| Übersicht | `Serverstandorte im Überblick`Überblick |
| FAQ | `Häufige Fragen zur Zeiterfassung`Zeiterfassung |

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