BookStack-Governance – Unternehmensweit

1 Ziel der Governance (warum überhaupt?)

Die Governance stellt sicher, dass:

• Inhalte auffindbar bleiben

• Verantwortlichkeiten klar sind

• Wissen nicht verloren geht

• Sicherheit & Vertraulichkeit eingehalten werden

• BookStack nicht zum Ablagefriedhof wird

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2 Klare Inhalts-Hierarchie (nicht verhandelbar)

Empfohlene Struktur

Regal
 └── Buch
      └── Kapitel
           └── Seiten

Verbindliche Regeln

Ebene	Regel
Regal	Nur thematische Hauptbereiche
Buch	Verantwortliche Einheit (Abteilung / Projekt)
Kapitel	Ordnung & Gruppierung
Seite	Inhalt (Dokument, Protokoll, Anleitung)

❌ Keine losen Seiten ohne Buch
❌ Keine „Sammelbücher für alles“

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3 Rollenmodell (Minimal & erweiterbar)

Pflichtrollen

Rolle	Aufgabe
Admin / IT	System, Struktur, Rechte
Inhaltsverantwortlicher	Buchpflege
Autor	Inhalte erstellen
Leser	Lesen

➡️ Rollen werden nicht individuell, sondern konzeptionell vergeben.

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4 Ownership & Verantwortlichkeiten

Jedes Buch MUSS haben:

• Fachverantwortlicher (inhaltlich)

• Stellvertreter

• IT als strukturelle Aufsicht

📌 Empfehlung:

• Fachverantwortlicher = Abteilungsleiter

• Stellvertreter = Senior / Assistenz

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5 Namenskonventionen (entscheidend!)

Bücher

<Thema / Bereich> – <Abteilung oder Projekt>

Beispiele:

• Jour-Fixe – IT

• Arbeitsanweisungen – Logistik

• Projekte – ERP 2026

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Seiten

YYYY-MM-DD – <Titel>

Beispiele:

• 2026-02-03 – Jour-Fixe

• 2026-01-15 – Systemausfall Firewall

➡️ Chronologisch, suchbar, exportierbar.

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6 Dokumenttypen & Standards

Einheitliche Typen definieren

Typ	Zweck
Protokoll	Entscheidungen & Maßnahmen
Arbeitsanweisung	Prozessbeschreibung
Richtlinie	Verbindliche Regeln
Konzept	Planung / Entwurf
FAQ	Wissenstransfer

➡️ Jeder Typ bekommt eine Vorlage.

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7 Vorlagen-Governance

Zentrales Vorlagen-Buch

📘 Vorlagen & Standards

Regeln:

• Schreibrechte: nur IT / Governance

• Leserechte: alle

• Änderungen nur versioniert

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8 Änderungs- & Versionslogik

Regeln

• Kleine Korrekturen: direkt

• Inhaltliche Änderungen:

  • Änderungsvermerk am Seitenende

  • oder Kommentar

➡️ BookStack-Versionierung nicht deaktivieren.

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9 Archivierung & Lebenszyklus

Lebensphasen eines Dokuments

Phase	Aktion
Aktiv	Voll editierbar
Abgeschlossen	Lesen / eingeschränktes Editieren
Archiviert	Nur Lesen
Obsolet	Löschen (Admin)

Archiv-Regel

• evtl. Jährliche Archiv-Bücher

• Schreibrechte entfernen

• Klare Kennzeichnung

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10 Sicherheit & Zugriff

Grundsatz

So wenig wie möglich, so viel wie nötig

• Buchrechte immer explizit

• Keine globalen Schreibrechte

• „Alle löschen“ nur für Admin

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11 Suchbarkeit & Qualität

Pflichtfelder (informell, aber empfohlen)

Am Anfang jeder Seite:

• Zweck

• Zielgruppe

• Gültig ab / Stand

➡️ Erhöht Qualität massiv.

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12 Governance-Review (leichtgewichtig)

Quartalsweise:

• Veraltete Inhalte?

• Unklare Ownership?

• Unbenutzte Bücher?

➡️ 30 Minuten reichen.

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13 Typische Anti-Patterns (vermeiden!)

❌ „BookStack ist nur Wiki, da darf jeder alles“
❌ Keine Vorlagen
❌ Keine Verantwortlichen
❌ Wildes Löschen
❌ Protokolle ohne Entscheidungen

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14 Kurzfassung für Management

„BookStack ist unser zentrales Wissenssystem.
Inhalte sind strukturiert, verantwortet und versioniert.
Zugriffe erfolgen rollenbasiert, sensible Inhalte sind getrennt.“